1. Banka Mükerrer Kayıtları (iki defa kayıt, tekrarlama)

Banka hesap hareketlerinin muhasebe kayıtları işlenirken en sık karşılaşılan ve çözülmesi en zor sorunlarından birisi mükerrer kayıtlardır. Mükerrer kayıt, vergi mükellefinin kendisine ait banka hesapları arasında yaptığı havale, eft gibi para transferi işlemlerinin, söz konusu her iki banka hesabının muhasebe kayıtlarına ayrı ayrı iki defa işlenmesinden kaynaklanır.

Banka hesap hareketlerinin muhasebe kayıtlarını işlemeden önce mükerrer kayıt oluşturabilecek havale, eft gibi banka hesapları arası işlemlerin tespit edilmesi gerekir. Hesaplar arası işlemlerden doğan mükerrer kaydın sadece tercih edilen banka hesabında gösterilmesi ile bu sorun kolayca çözümlenir. Mükerrer kaydı ilgilendiren diğer banka hesabında ise banka işlemi muhasebeleştirilmez.

Bu kolay çözüm yolu, eğer muhasebe kayıtları elle işleniyorsa, ilave zaman maliyeti olmasına rağmen uygulaması sorunsuzdur. Ancak banka hesap ekstreleri bir program otomasyonu ile muhasebeleştiriliyorsa ortaya çıkan bazı ek sorunları da çözmek gerekir.

e-Eleman banka ekstrelerinin otomasyon ile muhabeleştirilmesi için oluşan tüm sorunları çözmede size yardımcı olur.

2. Mükerrer Kayıtların Önlenmesi İçin Pratik Öneriler

* Banka hesaplarının ekstrelerini her zaman belirli bir sıra izleyerek muhabeleştirin.

* Banka hesaplarının ekstrelerini haftalık, 10 günlük gibi tarih aralıklarına bölerek yada parça parça excel dosyalarından muhabeleştiriyorsanız, günlük hareketlerin parçalanmamasına dikkat ediniz. Örneğin ilgili ayın 4. günü hareketlerini parça parça iki ayrı işlemde muhabeştirirseniz, mükerrer kayıtları tespit etmeniz zorlaşır. ilgili ayın 4. günü kayıtları ayrı ayrı excel dosyalarında ise mutlaka tek bir dosyada birleştiriniz.

* Eğer banka işlemlerinin yoğunlukla yapıldığı bir banka hesabı var ise, bu hesabı merkeze alıp, bu hesabın ekstrelerini öncelikle muhasebeleştirip, mükerrer kayıtları bu hesapta izlemeniz pratik olabilir.

3. Mükerrer Kayıtların Tespit Edilmesi ve Silinmesi

* e-Eleman banka ekstreleri işini denetlerken döviz alım/satım işlemlerini tespit ederek, söz konusu döviz işleminin TL tutarlarını hesaplamaya çalışır. Bu işlemin detaylarını dökümanında inceleyebilirsiniz. Bu işlem TL ve döviz hesapları arasında yapılan döviz alım/satım işlemlerinden doğan mükerrer kayıtların tespit edilmesinde yardımcı olur.

* Banka ekstresi işinde, bankalar arası eft, havale gibi işlemlerin tepit edilmiş olması gerekir. Bunu, işlem açıklamasından hesap eşleme ekleyerek kolayca yapabilirsiniz. Banka mükerrer kayıt kontrolü sadece 102 Bankalar altındaki muhasebe hesaplarında yapılır.

* Mükerrer kayıtların tespit edilebilmesi için, kayıtlı banka hareketleri muhasebe fişlerindeki borç ve alacak yevmiye satırı alt alta olmalıdır. Muhasebe programları bazı işlemlerden sonra fiş satırlarını borç ve alacak satırları halinde gruplayıp yeniden düzenlemektedirler. Fiş parçalama-bölme ve bu tür işlemlerden sonra mükerrer kayıtlar tespit edilemez. Bu tür işlemleri tüm banka hesaplarının ekstrelerini aktardıktan ve banka bakiye tutarlarını kontrol ettikten sonra çalıştırınız.

* Mükerrer kayıt kontrolü penceresi sol paneldeki Mükerrer Kayıtlar butonu ile de açılabilir ve çalıştırılabilir. Ancak banka ekstresi işinin mutlaka daha önceden denetlenmiş olması gerekir.

* Banka işinden muhasebe fişi oluşturulması sürecinde, e-Eleman önce işi denetler ardından mükerrer kayıt kontrolü yapar. Mükerrer kayıt bulunması halinde kullanıcı onayı alınarak muhasebe fişi oluşturma sürecine devam edilir. Mükerrer kayıtlar olsa bile kullanıcı onayı ile muhasebe fişi oluşturmak mümküdür.

e-Eleman banka ekstreleri işini denetlemeyi bitirdikten sonra mükerrer kayıt olabilecek işlemleri, kayıtlı olan muhasebe fişlerinde tarar. Tarama işleminde tespit edilen yevmiye kayıtları ayrı bir pencerede listelenir.

* Mükerrer kayıtlar listesinden bir satıra çift tıklandığında, ekstre penceresindeki bağlantılı işlem satırı seçilir ve gösterilir. Böylelikle işlemi kontrol etmek kolaylaşır.

* Mükerrer kayıtlar listesindeki bir satırın sol tarafındaki kutucuk işaretlenir ve sil butonuna tıklanırsa, kullanıcı onayından sonra, ekstre penceresindeki bağlantılı işlem satırı silinir. Kayıtlı muhasebe fişindeki yevmiye satırı silinmez.

* Hepsi kutucuğu ile tüm mükerrer kayıt satırlarını seçmek ve silmek mümkündür.

* Araştır butonu ile mükerrer kayıtları yeniden kontrol edebilirsiniz.